DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN


ELEMEN-ELEMEN DESAIN PEKERJAAN
Barangkali kegiatan desain yang paling menantang dan membingungkan bagi manajemen adalah pengembangan dan pengaturan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap karyawan dan kelompok karyawan ini diakibatkan paling tidak tiga hal berikut:
1)        Pada hakekatnya sering terjadi konflik antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain pekerjaan.
2)        Sifat unik setiap karyawan mengakibatkan munculnya bermacam-macam tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan phisik dan produktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu.
3)        Pembahan-perubahan lingkungan, organisasional dan perilaku karyawan membuat desain pekerjaan, ketepatan pendekatanpendekatan pengembangan kerja standar dan model-model tradisional perilaku karyawan harus selalu dipertanyakan.

1.        ELEMEN ORGANISASIONAL
Pada desain pekerjaan berkaitan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasi terdapat beberapa yaitu :
1)      Pendekatan Mekanistik
Pendekatan mekanistik berupaya untuk mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi suatu pekeijaan. Hasilnya adalah spesialisasi.
Pendekatan ini menekankan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan waktu belajar karyawan. Teknik mi masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan pada jaman sekarang, dan terutama efektip bila para karyawari kurang berpendidikan atau kurang mempunyai penga1amar industrial.
2)      Aliran Kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekeijaan-pekeijaan.
3)      Praktek-praktek kerja
Praktek-praktek kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakatan kolektip para karyawan, atau bagian kontrak (perjanjian) kerja serikat karyawan manajemen. Hal ini mengurangi fleksibiitas departemen personalia dalam merancang pekerjaanpekeijaan.

2.        ELEMEN LINGKUNGAN
Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti dalam hampir semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekeijaan-pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan sosial. Bagian-bagaian elemen lingkungan adalah :
1)      Kemampuan Dan Tersedianya Karyawan
Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan yang akan melaksanakan pekerjaan. Sebagai contoh, meskipun tingkat pengangguran tinggi, banyak lowongan pekerjaan yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon karyawan yang mempunyai kernampuan tertentu.
2)      Berbagai Pengharapan Sosial
Desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Sebagai contoh, masyarakat di mana lokasi pabrik berada, meskipun tidak berketrampilan, dalam kenyataannya sering menuntut lapangan pekerjaan yang tersedia bagi mereka. Di samping itu, para karyawan yang semakin berpendidikan mempunyai pengharapan lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain pekerjaan tertentu, pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para karyawan.

3.        ELEMEN KEPERILAKUAN
Ada beberapa elemen keperilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan, yaitu:
1)      Otonomi
Otonomi adalah yang berarti mempunyai tanggung-jawab atas apa yang dilakukan. Pekerjaan-pekeijaan yang memberikan kepada para karyawan wewenang untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung-jawab, akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan karyawan menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya.

3)      Variasi
Kurangnya variasi pekerjaan bisa menyebabkan kebosanan. Dan selanjutnya, kebosanan menimbulkan kelelahan, dan kelelahan rnengakibatkan kesalahan-kesalahan.

4)      Identitas Tugas
Bila pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai identitas, para karyawan tidak akan atau kurang merasa bertanggung-jawab dan mungkin kurang bangga dengan hasil-hasilnya. ini berarti kontribusi mereka tidak tampak, sehingga kepuasan kerja bisa menurun.

5)      Umpan Balik
Bila pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan-balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi.

TRADE-OFF KEPERILAKUAN DAN EFISIENSI
Pengertian efisiensi yaitu perbandingan antara keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya.
Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:
1.        Produktivitas versus spesialisasi : Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.
2.        Kepuasan kerja versus spesialisasi : Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.
3.        Proses belajar versus spesialisasi : Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.
4.        Perputaran karyawan versus spesialisasi : Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).


PENTINGNYA ANALISIS JABATAN
Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997). Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
1.        Mengumpulkan informasi, 
2.        Menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan
3.        Menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan  pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
1)        What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.
2)        How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
3)        Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.
4)        Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.
Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :
1)        Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya.
2)        Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3)        Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4)        Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5)        Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.
6)        Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

TUJUAN ANALISIS PEKERJAAN
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :
Terdapat 12 macam tujuan diadakannya analisis pekerjaan, diantaranya adalah :
1.        Job Description : Job description yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
2.        Job Classification : Job classification adalah penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3.        Job Evaluation : Job evaluation adalah suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4.        Job Design Restructuring : Job design restructuring meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5.        Personnel Requirement/Specifications : Personnel reqruitmen/specification adalah berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), ketangkasan (aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri (attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6.        Performance appraisal : Performance appraisal adalah tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
7.        Worker training : Untuk tujuan-tujuan pelatihan.
8.        Worker mobility : Untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9.        Efficiency : Ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
10.    Safety : Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11.    Human resource planning : Ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
12.    Legal requirements : Aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

LANGKAH-LANGKAH UTAMA DALAM ANALISIS PEKERJAAN
Dessler menyatakan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut adalah sebagai berikut;
1.        Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionnaire.
2.        Meninjau informasi dasar dyang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan.
3.        Memilih posisi yang dapat mewakili. Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga perlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis.
4.        Menganalisis pekerjaan. Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.
5.        Memverifikasi informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan lengkap.
6.        Membuiat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

JENIS ANALISIS PEKERJAAN
1.        Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2.        Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.

SIFAT DARI ANALISIS JABATAN
Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu. Melalui analisis jabatan diperoleh informasi yaitu aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan manusiawi.
Kegunaan dari Informasi analisis jabatan yaitu terdapat perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas. Langkah-langkah dalam analisis jabatan yaitu identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dgn pemegang jabatan, dikembangkan.

METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS JABATAN
Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

1.        Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2.        Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.        Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

KLASIFIKASI PEKERJAAN (JOB CLASSIFICATION)
Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:
1.        Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
2.        Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
3.        Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?
4.        Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?
5.        Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan? 
6.        Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?
7.        Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan? 

POLITIK REKLASIFIKASI (THE POLITICS OF RECLASSIFICATION)
Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu :
1.        Eklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan
2.        Eklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)

REFERENSI

Komentar

  1. Kesimpulannya adalah salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis pekerjaan, desain pekerjaan dan perekrutan. Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan diketahui tugas-tugas apa yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus dikuasai oleh sumber daya manusia yang akan menduduki posisi itu.

    BalasHapus

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

TUGAS 3

SOSIOLOGI & POLITIK